Aspek - Aspek Tatalaksana Forwarding

    Bagaimanakah perusahaan Freight Forwarding dijalankan serta bagaimanakah tatalaksananya.Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pada dasarnya seorang Forwarder adalah seorang perantara atau agen dari mereka yang memerlukan adanya ruang muatan disatu pihak dan di lain pihak bagi mereka yang memerlukan barang muatan bagi sarana angkutan yang dimilikinya.Oleh karenanya seorang Forwarder dalam posisinya yang demikian itu harus dapat berdiri dan bertindak dengan baik bagi keuntungan atau kepentingan dari pihak-pihak yang terkait.

             Namun demikian pada saat-saat tertentu ,pihak-pihak yang berkepentingan itu akan selalu mencari seorang Forwarder untuk membantu menyelesaikan berbagai masalah yang timbul terhadap barang-barang atau ruang muatan kosong.Dan biasanya yang datang kepada seorang Forwarder itu adalah para pemilik barang ,sedangkan pihak pengangkut tidak akan selalu berbuat demikian karena mereka hanya menghadapi beberapa masalah saja seperti :

a.  Bagaimanakah caranya mereka mampu untuk dalam waktu yang ditetapkan dapat               

      memadai ruang muatannya dengan barang muatan (cargo) untuk tujan tertentu yang 

      diinginkan.

b.   Selanjutnya bagaimanakah mereka akan memelihara dan memerlukan barang muatan 

       yang berada dikapalnya selalu aman dan utuh selama dalam proses pengangkutannya 

       sampai di tempat tujuan.

Dan segala sesuatunya itu telah dengan jelas tertulis di dalam suatu kontrak angkutan yang dikenal dengan sebutan Bill Of Lading/BL pada angkutan laut,dan pada kontrak angkutan udara adanya Airway Bill atau di kenal dengan AWB.Pada kedua jenis dokumen muatan tersebut dapat dibaca segala persyaratan pengangkutan barang yang mengikat kedua belah pihak.

Secara singkat beberapa langkah yang biasanya akan di ambil oleh perusahaan Forwarding itu adalah sebagai berikut ini :

a)    Mencari calon pengguna jasa,bila mungkin untuk dijadikan langganan (client)tetap dengan cara : melalui jasa pos,dengan menjelaskan jasa-jasa yang akan di tawarkan melalui system dari pintu ke pintu dengan kunjungan ke lapangan melalui cara lain yang efektif.

b)   Melakukan negosiasi atau perundingan lain,sehingga calon pemakai jasa setuju untuk menggunakan jasa Forwarding yang ditawarkan.

c)    Melaksanakan persiapan-persiapan yang di perlukan untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya terhadap barang –barang yang telah diterima dari pemilik barang.

d)    Meneliti segala sesuatunya yang diperlukan agar barang dimaksud dapat segera di kirim,seperti umpamanya :

v Apakah isi,jenis,berapa berat dan volume barangnya,lengkap dokumen penunjangnya.

v Siapakah Nama dan Pemilik Barang.

v Kemana tujuan barang ini akan di kirim.

v Siapa nama penerima barang di tempat tujuan.

v Apa dan bagaimana persyaratan angkutannya.

v Apabila barang tersebut didukung oleh L/C dan bagaimanakah persyaratan yang 

   di bebankan terhadapnya.

v Kepada siapakah barang tersebut diserahkan untuk dikirim.

v Bagaimakah syarat pembayaran uang tambang dan berapa jumlahnya.

v Apabila selesai proses pengiriman barangnya bagaimanakah tata cara penagihan kepada 

   pemilik barang,dimanakah tagihannya.

v Bagaimanakah dengan polis asuransinya.

e)    Proses pengurusan dokumen,pemeriksaan barang oleh petugas pabean,dan sebagainya.

f)     Melaksanakan negosiasi mengenai tarif angkutan,baik dengan pihak pengangkut,maupun pemilik barang.

g)    Apabila segala sesuatunya telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku,segera menghubungi pihak pengangkut yang akan melaksanakan penngiriman barang yang dimaksud.

h)    Apabila proses pengiriman barang berjalan lancar dan barang jasa Forwarding secara lengkap kepada pihak yang terkait(penerima dan pengirim).

Demikian ringkasan umum tentang bagaimanakah seorang Forwarder melaksanakan operasional pekerjaannya setiap hari,yaitu mulai dari mencari calon pelanggannya,proses tentang cargo dan dokumen handling,pengangkutan dalam proses pengiriman barang sampai dengan penagihan atas jasa-jasa yang dapat dimanfaatkan oleh para pemilik barang.

Seorang Forwarder akan selalu berkecimpung dalam suatu pekerjaan rutin,yaitu segala hal mengenai :

v Aspek-aspek pemasaran bagi produksi jasanya.

v Koordinasi penggunaan dengan berbagai macam peralatan,pengendalian,dan pemeliharaan barang.

v Pemanfaatan tata ruang gudang yang diisi barang dagangan/muatan kapal yang efisisen.

v Koordinasi terhadap lalu lintas dokumen.

v Pemanfaatan ruang kapal yang berada di bawah unit operasionalnya agar dapat diisi muatan secara maksimal.

v Menerima dan menyerahkan barang.

v Penanggung jawab terhadap hasil pekerjaan dari para sub kontrak yang bekerja untuknya.

Apabila dilihat dari beberapa sector,jika pengiriman barang di serahkan sepenuhnya kepada forwarder maka Para pemilik barang akan terlepas dari beberapa problema yang selalu membayanginya pada setiap barang produksi yang siap untuk di pasarkan,Problema yng dimaksud adalah sebagai berikut :

a)   Memikirkan bagaiman system kemasan atas barangnya yang terbaik,agar ekonomis dan efisien.

b)   Harus menghubungi perusahaan pengemasan barang apabila produksinya tersebut berbentuk agak istimewa.

c)   Untk mengangkut hasil produksinya ke pelabuhan harus berhubungan dengan pemilik usaha angkut darat(kereta api atau truck)

d)   Di pelabuhan harus mencari perusahaan EMKL (khususnya di Indonesia)untuk mengurus penyelesaian dokumen yang muatan dan sebagainya.

e)   Mencari perusahaan bongkar dan muat(Stevedoring)dan pelayanan yang baik di pelabuhan agar hasil produksinya tersebut dapat dimuat ke kapal dan di kirim kepada penerima di luar negeri.

f)    Menghubungi perusahaan asuransi untuk mengurangi resiko kerugian yang mungkin akan dideritanya di kemudian hari.

Keadaan yang demikian ini tentunya akan sangat menguras tenaga dan pikiran para produsen bersangkutan atau pemilik barang ,karena :

Ø  Pemilik barang harus mengeluarkan surat perintah kerja bagi setiap pihak yang terkait tersebut diatas,setelah melalui proses negosiasi yang melelahkan.

Ø  Pemilik barang harus selalu mengikuti seluruh proses pergerakan barang selama dalam pengangkutan sampai barang diserahkan kepada penerima.

Ø  Selalu di bayangi oleh suatu kemungkinan terjadinya tuntutan ganti rugi (claim)

Ø  Sistem distribusi barang tidak teratur.

Oleh karenanya maka para pemilik barang menyadari bahwa jika pelaksanaan pengiriman dan pengangkutan barang itu dilaksanakan sendiri maka akhirnya biaya yang terkait ternyata lebih tinggi di bandingkan apabila pengiriman barang tersebut di serahkan saja sepenuhnya kepada Freight Forwarder.Karena seorang forwarder akan selalu siap untuk melayani setiap kepentingan para pemilik barang maka pada saat-saat tertentu,yaitu pada saat barang muatan yang diserahkan kepada pihak pengangkut,maka secara otomatis Forwarder tersebut akan bertindak untuk dan atas nama pihak pemilik barang,dengan perkataan lain bahwa Forwarder disini telah berubah statusnya yaitu menjadi pemilik barang atau si pengirim.

Sehubungan dengan stastusnya tersebut maka kepada pihak pengangkut ,seorang forwarder pada dasarnya dapat pula memberikan jasanya antara lain berupa :

1)    Mampu memberikan jaminan muatan untuk jalur atau route tertentu kepada pihak pengangkut,secara teratur baik waktu maupun jumlahnya.

2)   Akan menggunakan salah satu atau beberapa peti kemas milik pihak pengangkut guna melayani para pemilik barang dengan volume atau kuantitas yang relative lebih kecil(mutan kosolidasi atau Groupage Cargo)

3)   Proses penyelesaian dokumen yang tepat waktu sehingga muatan bersangkutan dapat segera dikirim ke tempat tujuannya.

Dari uraian tersebut yaitu mengenai tatalaksana Freight Forwarding maka dapat kita gambarkan tata cara mereka menjalankan operasional beserta beberapa aspek yang terkait di dalamnya khususnya tentang pengiriman /pengangkutan barang baik sebagai pengangkut atau pengirim barang.